¿Es usted empresario y aun no conoce la Ley 1581 sobre protección de datos?

A continuación, conozca las cinco (5) cosas que todo empresario debe saber sobre la Ley 1581 de 2012 sobre Protección de datos Personales para así incorporarlas en su empresa y evitar sanciones:

1- ¿Qué regula esta ley y Cuál es su finalidad?:

La Ley 1581 de 2012 regula la protección de datos de carácter personal en Colombia y tiene como finalidad establecer procesos para hacer valer el derecho que tienen todas las personas naturales a autorizar la recolección y el almacenamiento de sus datos personales.

2- ¿Qué es un dato personal?

Un dato personal es una información que permite identificar a una persona o la puede ayudar a hacerla identificable. Por ejemplo, el nombre, apellido, la edad, el sexo, la fecha o lugar de nacimiento, el domicilio, entre otros.

3- ¿Cómo se regula la protección de datos en Colombia?

Este tema se regula mediante unos principios y disposiciones que se aplican a los datos de carácter personal que son registrados en una base de datos y por tanto, deben ser tratados conforme a las regulaciones colombianas sobre este tema, entre ellas, la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones de la Superintendencia de Industria y Comercio SIC.

4. Al tener una empresa ¿es necesario implementar las disposiciones de esta Ley?

Si, es necesario implementarlas, ya que a todo titular de datos personales se le debe garantizar la posibilidad de conocer el por qué y para qué se están recolectando sus datos, los derechos que puede ejercer para protegerse y los procesos para hacerlo. Solo así, la empresa llevará a cabo un adecuado tratamiento de datos personales.

5- ¿Qué acciones deben tener en cuenta las empresas a la hora de llevar a cabo una correcta incorporación de la Ley 1581?

Siempre que vaya a realizarse una incorporación de esta normativa en una empresa es necesario tener en cuenta las siguientes acciones:

  • Hacer una revisión profunda de la norma y establecer qué disposiciones aplican en la empresa.

  • Crear y socializar entre los empleados un manual sobre protección de datos personales para así tener claro los procesos que la empresa llevará a cabo y conocer los conceptos que permiten ahondar en este tema.

  • Redactar todos los textos legales necesarios en este tipo de adaptación, tales como: Políticas de privacidad, textos para firmas de correo, autorizaciones para la recolección de datos, textos para mostradores, entre otros que pueden ser necesarios según el tipo de empresa, las bases de datos a registrar y el volumen de los datos.

  • Informar a los titulares de datos personales sobre los canales para que ellos puedan ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus datos y, mantener una revisión periódica de estos canales para así ofrecer el trámite adecuado a las consultas recibidas.

  • Establecer cuáles y cuántas bases de datos deben ser registradas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

  • Realizar las acciones indicadas en la ley para obtener el consentimiento expreso de los titulares de datos y mantenerles informados sobre la finalidad de la recolección y el tratamiento que se les brindará a sus datos.

  • Capacitar a los empleados sobre el tratamiento de datos personales y los procesos que la empresa tiene sobre este tema.

  • Tener presente que el tratamiento de datos personales es exigible a cualquier tipo de empresa ya tenga una presencia física u online.

  • Asesorarse de un especialista en este tema para realizar una completa adaptación de la Ley 1581 de 2012.

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